HKLIVING EUDR‑portaal.
Eén keer intekenen,
elke order onderbouwd.
Een portaal waarin leveranciers van HKLIVING de herkomst van hout vastleggen en hergebruiken, en waarin HKLIVING de zorgvuldigheidsverklaringen voor de EU voorbereidt, indient en volgt.
Expertise
- Strategie
- UX/UI-design
- Development
- Business integratie
- Hosting
Projectteam
Herkomst in beeld. Van inkooporder tot zorgvuldigheidsverklaring, in één omgeving.
- Klant
- HKLIVING
Leveranciers en backoffice - Aanleiding
- EU-ontbossingsverordening
(EUDR) - Koppelingen
- TRACES van de EU
en de inkoopsystemen - Platform
- Umbraco, met een eigen
leveranciersportaal
De uitdaging
Herkomst aantonen,
order na order.
Door de Europese ontbossingsverordening (EUDR) moeten bedrijven voor bepaalde producten kunnen aantonen waar de grondstoffen vandaan komen. Voor de houten producten die eronder vallen, dient HKLIVING een zorgvuldigheidsverklaring (due diligence statement, DDS) in via TRACES, het informatiesysteem van de EU. Voor grote en middelgrote bedrijven geldt de verordening vanaf 30 december 2026.
Daarvoor moet informatie van leveranciers, producten, herkomstgebieden en documenten bij elkaar komen. Leveranciers werken niet zelf in TRACES, en TRACES bewaart geen gebieden voor een volgende verklaring. Zonder goede ondersteuning betekent dat veel handmatig verzamelen, controleren en opnieuw invoeren.
Hoe breng je die informatie samen, zonder dat iemand alles steeds opnieuw invoert?
De oplossing
Eén portaal voor leveranciers en HKLIVING.
We ontwikkelden één omgeving voor leveranciers en HKLIVING. Inkoopgegevens komen uit de bestaande systemen, leveranciers vullen de herkomst aan en HKLIVING controleert de informatie, bereidt de verklaringen voor, dient ze in en volgt de voortgang. Wijzigingen en handelingen worden vastgelegd, zodat terug te vinden is wie wat wanneer deed.
- Leverancier
Gebieden één keer vastleggen
Intekenen op de kaart, een kaartbestand uploaden of coördinaten invoeren. Land en oppervlakte worden automatisch berekend, en het gebied is bij elke volgende order opnieuw te gebruiken.
- Leverancier
De keten per gebied
Per gebied staan de schakels in de keten, met documenten en een toelichting. Bij een order worden alleen gebieden aangeboden met een houtsoort die bij het product past.
- HKLIVING
Verklaringen vanuit het dashboard
Is een order compleet, dan controleert HKLIVING de gegevens en dient de verklaring in vanuit het dashboard. Daarna is de status per order te volgen.
- Automatisch
Gegevens die al klaarstaan
Inkooporders en productgegevens komen via automatische gegevensuitwisseling uit de bestaande systemen. Orderregels waarvoor geen verklaring nodig is, worden overgeslagen.
Aanpak
Samen beslissen,
stap voor stap.
- Eerste ontwerp
- Tussentijdse demonstraties
-
Inventarisatie.
Wat vraagt de EUDR van HKLIVING, en waar schiet werken in TRACES tekort?
-
Eerste ontwerp.
Een eerste ontwerp, aansluitend op de bestaande inkoopsystemen.
-
Uitvraag.
HKLIVING bepaalde welke gegevens leveranciers aanleveren, met input van een leverancier.
-
Demonstraties.
Beslissingen samen vastgelegd en tussentijds gedemonstreerd.
Het leveranciersportaal
Herkenbaar,
en in het Engels.
Het portaal is Engelstalig en volgt de uitstraling van HKLIVING. Leveranciers zien per inkooporder hoe ver ze zijn en wat nog aandacht vraagt.
Gebieden staan in een eigen overzicht en worden bij elke volgende order hergebruikt. Is de order compleet, dan gaat hij naar HKLIVING ter controle.
Het dashboard van HKLIVING
Elke order,
overzichtelijk te volgen.
In Umbraco ziet HKLIVING alle orders per fase: bij de leverancier, klaar voor de verklaring, ingediend en afgerond. De verklaring wordt vanuit hetzelfde dashboard ingediend, via een koppeling met TRACES.
Wijzigingen en handelingen op orders en gebieden worden vastgelegd, en documenten zijn per order terug te vinden.
Het resultaat
Minder handwerk,
meer overzicht.
Een gebied wordt één keer vastgelegd en daarna hergebruikt, en productgegevens komen uit de bestaande systemen in plaats van met de hand.
Leveranciers en HKLIVING werken vanuit één omgeving. Documenten, voortgang en wijzigingen zijn per order terug te vinden, en het indienen en volgen van verklaringen hoort bij het gewone werkproces. De beoordeling en de verantwoordelijkheid voor naleving blijven bij HKLIVING.
-
1×.Een gebied vastleggen, daarna hergebruiken
-
1.Omgeving voor leveranciers en HKLIVING samen
-
Elke.Wijziging en handeling wordt vastgelegd
Meer cases.
Ontdek hoe we ook andere organisaties helpen groeien.
